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アルバイトのシフト管理にはシステムやアプリで簡略化するのがおすすめ

アルバイトのシフト管理にはシステムやアプリで簡略化するのがおすすめ

アルバイトのシフト管理は、手間と時間がかかる仕事です。
シフト管理がうまくいかずに、お悩みの方も多いのではないでしょうか。
シフト管理は、簡略化することにより売上の増大をはじめとする多くのメリットがあります。でも、どうやって簡略化したらいいのか、わからない方もいるでしょう。
そこで、この記事では、アルバイトのシフト管理を簡略化するための方法を紹介します。

アルバイトのシフト管理は手間がかかる


アルバイトのシフト管理は手間と時間がかかります。
シフト管理とは、本人の希望を尊重しながら、アルバイト全員の出勤日と休日とを管理することです。
シフト管理の作業としては、まずアルバイトから希望シフトを提出してもらいます。
それをもとに、営業するすべての時間帯に必要な人員が配置されるよう、アルバイト全員の出勤日と休日とを決めます。
そのうえで、アルバイト一人一人に出勤できるかどうかを確認し、最後は給与計算までしなくてはなりません。
また、アルバイトの勤務時間を決めるにあたり、労働基準法などの法令を遵守することも重要です。
アルバイトのシフト管理は、意外と難易度が高く、手間と時間のかかる仕事です。

アルバイトのシフト管理を簡略化したい理由

手間と時間がかかるアルバイトのシフト管理は、少しでも簡略化したいものです。
シフト管理ばかりに時間を取られるわけにはいかないうえ、複雑なシフト管理業務は、ミスや法令違反、売上の減少、コストの増大などを招く可能性があるからです。
アルバイトのシフト管理を簡略化したい理由は、具体的には次のようなものになるでしょう。

・シフト管理業務の効率化
・一人一人の勤務時間を把握
・的確な人員配置
・勤務時間に関する不正対策
・給与計算のミスを減らす

このそれぞれについて、以下で詳しく紹介します。

シフト管理業務の効率化


アルバイトのシフト管理を簡略化したい理由として、まず第1にあげられるのは、シフト管理業務そのものを効率化し、業務にかかる時間を減らせることです。
アルバイトの希望シフトは、「決まった曜日の決まった時間」などのように同じサイクルになることはまれであり、日や月によって変わることが一般的です。
特に、アルバイトに学生が多い場合には、試験など学校の予定を優先させなければならないでしょう。
また一方で、お店にも、お客さんが多く見込まれるために多くのアルバイトが必要となるときと、暇でアルバイトはそれほど必要ではないときがあるなどの都合があります。
この、アルバイトとお店の双方の都合を合わせることは、「ジグソーパズルのように複雑」といわれることもあるほど困難です。
シフト管理を簡略化することができれば、シフト管理業務を効率化し、業務にかかる時間を減らすことができます。

一人一人の勤務時間を把握


アルバイトのシフト管理を簡略化したい理由として、一人一人の勤務時間を把握できることもあげられます。
一人一人の勤務時間を把握することは、労働基準法などの法令を遵守するコンプライアンスにつながります。
たとえば、有給休暇はアルバイトであっても取得することができます。
アルバイトの有給休暇日数は、週あたりの労働時間や労働日数、あるいは勤務年数などにより、労働基準法において複雑に規定されています。
アルバイト一人一人の勤務時間をしっかりと把握しなければ、アルバイトに対して適切な日数の有給休暇を与えることは困難です。
アルバイトのシフト管理の簡略化は、コンプライアンスの観点からも重要だといえるでしょう。

的確な人員配置

アルバイトのシフト管理を簡略化したい理由として、簡略化により的確な人員配置ができるようになることも大きいです。
シフト管理が簡略化されていないと、たとえば、人手が足りないのに必要な人員が配置されないなどのことが起こるかもしれません。
この場合には、売上が減少してしまうこともあるでしょう。
反対に、人手が足りているのに過剰な人員が配置されることも起こるかもしれません。
この場合には、無駄なコストが発生してしまうことになります。
アルバイトのシフト管理を簡略化し、的確な人員配置をすることは、売上を増大し、無駄なコストを削減することにもつながります。

勤務時間に関する不正対策


アルバイトのシフト管理を簡略化したい理由には、勤務時間に関する不正対策としての側面もあります。
たとえば、遅刻しそうになったアルバイトが、仲間に頼んで自分のタイムカードも一緒に打刻してもらうなどのことは起こりがちです。
このような勤務時間に関する不正も、シフト管理が簡略化されずに複雑なままの場合は、発見が難しくなることがあります。
勤怠管理システムなどを使用してアルバイトのシフト管理を簡略化することにより、勤務時間に関する不正を発見し、対策を講じることが可能となります。不正対策を講じることで、無駄な人件費を削減することもできるでしょう。

給与計算のミスを減らす


アルバイトのシフト管理を簡略化したい理由には、給与計算のミスを減らすこともあげられます。
シフト管理が簡略化されていないと、給与計算は1つ1つ電卓で行うケースもあるでしょう。
電卓での計算は、どうしてもミスが起こりがちです。
計算ミスにより給与が多すぎる場合には、無駄な人件費を支払ってしまうことになります。
反対に、計算ミスにより給与が少なくなる場合には、アルバイトからのお店の信頼を損なうことにもなりかねません。
ミスが何度も続くようなら、アルバイトが辞めてしまうような事態も起こり得ることでしょう。
アルバイトのシフト管理を簡略化し、給与計算のミスを減らすことで、無駄な人件費の支払いアルバイトの信頼毀損を未然に防ぐことができます。

アルバイトのシフト管理を簡略化する方法

以上で見たように、アルバイトのシフト管理を簡略化することは、売上の増大や経費の削減、およびコンプライアンスなどにつながります。
お店の経営者としては、シフト管理の簡略化には、真剣に取り組むことが必要でしょう。
それでは、シフト管理を簡略化するためには、どのような方法があるのでしょうか?
その方法として、

・アプリで管理する
・エクセルで管理する
・勤怠管理システムで管理する

の3つを以下で紹介します。

アプリで管理する


アルバイトのシフト管理を簡略化するための方法の1つとして、スマホなどのアプリを利用することがあげられます。
アプリの例としてあげられるのは、「Googleカレンダー」です。
Googleカレンダーを利用すれば、アルバイトの一人一人に希望シフトをスマホで入力してもらい、それを1つのカレンダーにまとめて管理することもできます。
Googleカレンダーは無料で使用することができます。
また、その他にも、勤怠管理ができるスマホのアプリは、無料でコストがかからないものも多くあります。
ただし、無料のアプリは、情報漏えいの危険性もありますので注意しなくてはなりません。

エクセルで管理する


アルバイトのシフト管理を簡略化する方法として、エクセルで管理することもあげられます。
エクセルをシフト管理に使用するメリットは、表計算ができることです。
表計算を利用すれば、アルバイト一人一人の勤務時間や、週および月あたりの合計勤務時間の算出、給与計算などを自動で行うことができます。
表計算を自動で行うために必要となるフォーマットは、最初に作成してしまえば、あとは月や、アルバイトの人が変わっても同じように使用することができるため、シフト管理を大幅に簡略化することができます。
フォーマットを自分で作るのが難しければ、すでに作成されたものを無料で入手することもできます。

勤怠管理システムで管理する


アルバイトのシフト管理を簡略化する方法として、勤怠管理システムで管理することもあげられます。
勤怠管理システムは、アプリのGoogleカレンダーや表計算ソフトであるエクセルなどとは異なり、勤怠管理に特化したシステムです。
そのために、入力や集計がしやすいなど、使い勝手が良いことが特長です。
また、近年では、クラウド型のシフト管理ツールも数多く登場しています。
クラウド型のシフト管理ツールは、アルバイトも管理者も、スマホやパソコンからオンラインで入力や集計などの操作ができるため便利です。
ただし、勤怠管理システムやクラウド型のシフト管理ツールは、有料でコストがかかるものもあります。

まとめ

手間と時間がかかるアルバイトのシフト管理は、簡略化することにより、売上の増大やコストの削減、およびコンプライアンスにつながります。
シフト管理を簡略化するための方法は、アプリやエクセル、勤怠管理システムの利用などがあります。
どの方法を採るのであれ、アルバイトを雇ってお店を経営するにあたっては、アルバイトのシフト管理は避けて通ることができません。・
どうやってシフト管理を簡略化するかについて、よく検討することが大切です。

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